TRAITEMENT COMPTABLE
Dans les traitements comptables il faut distinguer entre l'imputation comptable de la saisie informatique.
Imputation comptable :
L'imputation comptable est portée directement sur les documents comptables (facture, pièce de banque, journal de caisse, etc…) en mentionnant, impérativement pour chaque écriture, les numéros des comptes mis en jeu.
Parallèlement, les écritures comptables des opérations diverses de fin d’année sont constatées sur un imprimé. Celui ci est visé par le service comptable est validé par le chef du service administratif et financier.
L’imputation comptable découle du plan comptable de la société faisant partie de ce manuel des procédures. Chaque opération imputée donne lieu à un libellé clair, concis et transcrit en caractères abrégés mais obligatoirement majuscules.
Saisie informatique
Les écritures comptables sont saisies directement à partir des pièces comptables classées. Après saisie, la pièce comptable est revêtue de la mention «saisie » au moyen du cachet prévu à cet effet.
Toute saisie d’écriture donne lieu à sauvegarde systématique. Le principe à respecter en matière de sauvegarde consiste à utiliser deux disquettes ou CD successivement pour la sauvegarde des écritures. A chaque saisie on utilise l’avant dernière disquette, la dernière servira à la saisie suivante. Une étiquette autocollante détachable sera fixée sur la disquette utilisable la fois suivante et portant la mention «sauvegarde suivante ».
Supports comptables
Les supports de base de la comptabilité sont les suivants :
Sur ce livre, sont enregistrées toutes les opérations comptables sous forme de récapitulations mensuelles des totaux de ces opérations. Les journaux auxiliaires sont conservés pour permettre de reconstituer les dites opérations jour par jour.
Le grand livre est formé des comptes individuels et collectifs ; chaque compte fait apparaître distinctement
le solde au début de l’exercice, le cumul des mouvements « débit » et celui des mouvements « crédit» depuis le début de l’exercice, non compris le solde initial, ainsi que son solde en fin d’exercice.
Les différents grands livres sont :
* Grand livre des comptes généraux ;
* Grand livre auxiliaire des tiers : (clients, fournisseurs, autres tiers…).
La balance est formée de l’état récapitulatif faisant apparaître, pour chaque compte, le solde débiteur ou le solde créditeur en début de période, le cumul des mouvements débiteurs et le cumul des mouvements créditeurs depuis le début de la période, le solde débiteur et le solde créditeur constitués en fin de période. Elle constitue un instrument indispensable pour le contrôle comptable.
Ce livre d'inventaire constitue un support dans lequel sont transcrits le bilan, le compte de produits et de charges et l’état récapitulatif des familles d’articles inventoriés d’inventaire des stocks de chaque année.