ORGANISATION DE LA COMPTABILITE
CLASSEMENT DES DOCUMENTS
Factures clients
A- Principe
Pour les factures et documents annexes émises, il est mis en place trois types de classement différents
exemple :
Récapitulatifs de commandes, |
: classement par catégorie d’affaires |
ventes BWM ( codes A, B, C) & ventes SAV (code D) |
classement chronologique par mois d’émission. |
Dossiers d’export relatifs aux ventes |
classement par dossier d’export. |
Les récapitulatifs de commandes sont classées suivant la séquence numérique des affaires et regroupées par code d’affaire dans des classeurs de type EXCEL, ou autre logiciel
Ces récapitulatifs sont appuyés des copies des pièces et documents justifiant la commande des clients, l’attribution des marchés et la livraison des affaires. Les documents faisant corps avec les dits récapitulatifs sont reçus auprès de la direction commerciale . Ces documents se présentent comme suit :
Les récapitulatifs de commande font l’objet de la part du service comptable d’un suivi extra comptable par affaire sur les aspects suivants :
Classement des factures de vente
Les factures de vente sont classées dans l’ordre chronologique de leurs émissions et regroupées par mois dans un classeur de type EXCEL. ou autre logiciel
Le chiffre d’affaires est constaté par facture le jour le jour, en débitant les comptes des clients concernés par le crédit du compte de vente relatif à la catégorie d’affaire.
Les avoirs trouvent leur place dans l’ordre chronologique des factures, puisqu’ils utilisent la dernière position vacante dans la série des factures, au moment de leur émission. Ces avoirs sont annotés des numéros des factures correspondantes.Classement des dossiers de vente à l’export
Pour chaque opération d’export, il est ouvert un dossier. Celui ci reçoit une date correspondant à celle indiquée au niveau de la facture de vente et coïncidant avec la date de sortie à vente de l’affaire ( date d’export).
Chaque dossier contient les pièces et documents ci-après :
Parallèlement, les copies des factures portant sur l’exportation sont classées dans l’ordre chronologique de leur émission. Elles sont regroupées par mois dans un classeur de type EXCEL, par nature d’affaire.
Factures fournisseurs
Les factures fournisseurs sont classées suivant la provenance de la marchandise, matières premières et matières consommables (achats à l’intérieur ou importation).
Mise en œuvre
Achats locales :
Les factures fournisseurs (original) sont classées dans un classeur de type EXCEL, en respectant l’ordre chronologique de leur réception par la société.
Le double de ces factures est classé avec le bon de commande, le bon de livraison, le bon d’entrée et la copie du règlement, une foie le fournisseur est payé. Ces documents sont classés par mois dans des cartons d’archivage.
Ces factures sont annotées systématiquement du mode et des références de règlement.
Les avoirs reçus des fournisseurs sont classés selon le même principe dans les mêmes classeurs. Au moment du classement de ces avoirs, il est procédé à leur annotation des numéros et du mois de classement des factures concernées.
- Achats à l’import :
Les achats à l’import font l’objet d’un double classement pour les besoins comptables et extra comptables.
Le premier classement porte sur les factures et les documents annexes justifiant l’importation. Ces documents, qui sont classés dans des chemises bleues tenues par dossier, contiennent :
Chaque dossier est référencé par le mois de l’importation, le nom du fournisseurs étranger, le nom du transitaire et le nom du transporteur le cas échéant. Ces dossiers sont classés dans des cartons d’archivage.
Le second classement concerne les documents servant à la comptabilité, sur la base d’une fiche récapitulatif d’importation, établi par le service comptable. Cette fiche, utilisée comme support de comptabilisation, justifie le coût de revient relatif à chaque opération de comptabilisation.