ORGANISATION DE LA COMPTABILITE

Pièces de la banque

Principe

Classement chronologique dans des classeurs de type EXCEL ou autre logiciel , par banque

Mise en œuvre

* Les pièces de banque sont classées dans l’ordre de leur réception et regroupées par mois
dans un classeur de type EXCEL,
* Les chèques émis sont repris quotidiennement dans un état, permettant le suivi de la position bancaire à partir des talents des chèques. La date, le numéro du chèque, l’objet et le montant sont indiqués systématiquement sur le dit état.
* Même procédure pour les effets souscrits au profit des fournisseurs.

Pièces de caisse

Principe
Classement chronologique

Mise en œuvre

Les pièces de recettes et les pièces de dépenses, accompagnées des justificatifs sont classées dans l’ordre de leur établissement, dans un classeur de type EXCEL ou autre , en annexe de caisse ayant servi pour la comptabilisation des mouvements de la caisse.

Autres documents
Principe

Classement par catégorie de documents.

Mise en œuvre

Les documents reçus et / ou établis sont regroupés par catégorie et classés chronologiquement, dans des classeurs EXCEL ou dans des cartons d’archivage selon le découpage suivant :

• Journaux et états afférents à la paie :

* journaux de paie,
* états informatiques de calcul des cotisations au titre de la CNSS et assurance maladie
* états informatiques de calcul des cotisations au titre de la CIMR,

• états informatiques de calcul des cotisations au titre de la MUTUELLE

* états informatiques des retenues au titre de l’IGR,
* états des retenues au titre des prêts,
* états des avances au personnel,
* justificatifs de paiement des salaires.
* cartes de pointages de personnel.
* Doubles des bulletins de paie ….

CNSS et assurance maladie:
* correspondances,
* déclarations,
* bordereaux de versement.

CIMR :

* correspondances,
* déclarations,
* bordereaux de versement

Mutuelle :
* correspondances,
* déclarations,
* bordereaux de versement.

Etat IGR
* correspondances,
* bordereaux de versement.
* quittances de règlement.
* état annuel de déclaration des salaires.

Etat TVA :
* correspondances,
* déclarations mensuelles,
* quittances de règlement.

Impôt sur les sociétés "IS":
* correspondances,
* déclaration annuelle (bilan fiscal),
* bordereau de régularisation IS,

• bordereaux de versement des acomptes provisionnels
• Impôts locaux :

* correspondances,

• double des avertissements ou rôles,
  * quittances de règlement.

Documents et actes juridiques de base

Dans des classeurs de type EXCEL, sont classées les conventions conclues avec les tiers tels que :
* les contrats avec le groupe,
* les contrats d’assurance,
* les contrats de prêts,
* les contrats avec les clients.

Dans des classeurs de type EXCEL, sont classés les actes juridiques de la société, tels que :
* Statuts,
* Conseils d’administration,
* Assemblées générales ordinaires,
* Assemblées générales extraordinaires etc…

Les délibérations des assemblées et des conseils d’administration sont constatées par des procès verbaux qui sont collés sur un registre spécial à feuillets mobiles.