PROCEDURES EN AMONT DE LA COMPTABILITE

PROCEDURE PAIE PERSONNEL

Intervenants et tâches accomplies

Intervenants

Tâches accomplies

Direction générale

  • Recrutement et gestion des carrières ;
  • Contrôle et validation de la paie ;
  • Signature des moyens de paiement des salaires et des cotisations sociales ;
  • Accord des primes ;
  • Autorisation des congés ;
  • Autorisation des prêts et conditions et modalités des avances.

Directions techniques +

  • Suivi des présences et approbation des heures travaillées par nature d’heure.

Service paie personnel

  • Traitement des cartes de pointage ;
  • Préparation de la paie ;
  • Etablissement des déclarations sociales ;
  • Suivi des congés ;
  • Détention et mise à jour des dossiers de personnel.

Service caisse

  • Paiement en espèces des salaires et des avances.

Service comptable

  • Enregistrement comptable de la paie ;
  • Suivi et justification des comptes de personnel et des organismes sociaux.

Recrutement du personnel

Toute opération d’embauche est décidée par la Direction Générale et est matérialisée systématiquement par l’établissement d’un acte d’engagement contre signé par les deux parties.
Parallèlement, la fiche personnelle est servie par le responsable de la paie sur la base des pièces présentées par la recrue et utilisées pour la constitution de son dossier personnel, à savoir :

Les mesures de promotion et d’avancement sont prises par la Direction Générale et communiquées à l’intéressé et au service paie personnel par décision dûment formalisée La rémunération et les avantages accordés dans l’acte d’engagement d’un employé sont retracés sur sa fiche de carrière. Tout changement affectant les données de la paie est formalisé par une décision dûment signée par la Direction Générale et classée dans le dossier personnel ; et donne lieu à mise à jour de la fiche de carrière.

Délégations de salaires :

Les délégations de salaires donnent lieu à des prélèvements sur salaires pour remboursement des crédits bancaires dont a bénéficié le personnel.

La saisie de la paie se fait au moyen du logiciel informatique à partir de l'état préparatoire de saisie établi préalablement.

Le journal de paie ainsi que les états récapitulatifs de paiement sont édités et envoyés à la direction générale pour contrôle .

La signature du chèque servant pour les paiements en espèce et de l’ordre de paiement signifie approbation de la paie par la direction générale suite aux contrôles effectués sur la base des indicateurs de la production et des évolutions par rapport aux mois précédents.

 

Une fois la paie est validée par la direction générale, le service paie personnel procède aux éditions suivantes :

* Bulletins de paie :

en double, dont une copie est remise au salarié après avoir obtenu son émargement sur le double ;

* Journal de paie ;

* Etat des prêts :

Les prêts sont suivis sur la base de l’engagement souscrit par l'intéressé, dont la signature est dûment légalisée.

* Etat CNSS et assurance maladie

* Etat CIMR ;

* Etat Mutuelle :

Ces états serviront pour la vérification des bordereaux de versement des cotisations envoyés au directeur général pour signature.

 

 

 

Classement par le service paie personnel

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