Conseils

Tableaux de bord : vive le sur-mesure

Pour piloter une société. Il suffit de concentrer son attention sur une poignée d'indicateurs. A condition de bien les choisir...

Les critères financiers
A surveiller de près : la trésorerie et les besoins en fonds de roulement. Pour éviter de se retrouver en cessation de paiement.
Un proverbe américain affirme : « Cash is more than your mother ». Autrement dit, « l'argent est plus important que ta mère », souligne Thierry Viquerat, consultant spécialiste.

Quelles que soient la taille et l'activité de votre entreprise, le suivi de la trésorerie est incontournable. . Le besoin en fonds de roulement (BFR) constitue souvent un autre indicateur important. Plus une affaire se développe, plus son BFR risque d'exploser, et sa trésorerie de plonger dans le rouge. Prenons l'exemple d'une entreprise X qui décroche un énorme contrat équivalant aux deux tiers de son chiffre d'affaires : avant de commencer à facturer ses travaux, elle devra payer des heures supplémentaires, les salaires de nouveaux embauchés , de grosses factures de matériaux, etc. De quoi la conduire tout droit, si elle n'y prend pas garde, à la cessation de paiements ! Disposer d'un clignotant permettra de prendre les mesures nécessaires au bon moment.

Enfin, si la société a contracté des emprunts, ses dirigeants ont intérêt à surveiller régulièrement son niveau d'endettement et à le comparer aux fonds propres. La cote d'alerte est atteinte quand le premier égale ou dépasse les seconds.

Les indicateurs d'activité
Suivre chaque mois le chiffre d'affaires et son évolution par rapport au même mois de l'année précédente est le b.a.-ba. Le mieux est que l'entreprise ait élaboré en début d'année un budget prévisionnel et que l'on puisse également comparer les ventes effectives aux projections. Enjeu : déceler tout dérapage et mettre en oeuvre des actions correctrices (pour accroître les recettes ou... diminuer les dépenses).
Au-delà, afin d'affiner votre politique commerciale et marketing, vous pouvez avoir intérêt à décortiquer vos facturations par segment de clientèle, par ligne de produits ou par zone géographique.

La mesure des coûts
Déterminez les quelques indicateurs de charges (frais de personnel, dépenses d'entretien, frais de publicité...), indispensables au fonctionnement de votre activité.

Tout dirigeant de PME doit regarder mensuellement l'évolution de ses principaux postes de charges, qui diffèrent d'un secteur d'activité à l'autre, mais sont, au plus, au nombre de cinq ou six »,
 Pour constituer un indicateur lisible, ces grandes masses de dépenses doivent être exprimées en pourcentage du chiffre d'affaires. Comme pour les recettes, l'idéal est de pouvoir suivre leur variation par rapport à l'exercice antérieur, et de les rapprocher du budget prévisionnel de l'année.

Les ratios de rentabilité
Suivis trimestriellement, ils permettent d'observer l'évolution du résultat d'exploitation, comparé à l'exercice précédent. Si le dirigeant a intérêt à suivre tous les mois ses recettes et ses dépenses, il peut en revanche se contenter d'une cadence trimestrielle pour l'analyse fine de la rentabilité. surveille à ce rythme la marge brute, sa valeur ajoutée, son résultat d'exploitation, son résultat net et sa capacité d'autofinancement.

De leur côté,. « Pour bien voir où nous en sommes, expliquent-certain PDG, nous éditons un tableau qui présente côte à côte six données : d'une part le résultat d'exploitation du trimestre, celui du même trimestre de l'exercice précédent, et sa variation d'une année sur l'autre ; d'autre part, le résultat d'exploitation cumulé depuis le début de l'exercice, celui cumulé de l'exercice précédent à la même date, et sa variation d'une année sur l'autre.

Les indicateurs de productivité
Suivis mensuellement, ils permettent de mesurer en particulier l'évolution de la masse salariale par rapport au chiffre d'affaires. Il est capital que le chef d'entreprise se dote de critères pour évaluer la productivité de son affaire. Car ce sont eux qui lui permettent de mesurer l'efficacité de son organisation et de comparer très concrètement ses performances à celles de ses concurrents, en recoupant les données de leur compte d'exploitation et celles fournies par la presse, les organismes professionnels, les clients communs...

Quels indicateurs suivre ? Tout dépend des caractéristiques de l'entreprise... et des objectifs de son dirigeant. Ce dernier peut, par exemple, choisir de mesurer la production globale horaire, pour s'assurer qu'elle s'accroît avec le temps. « On peut aussi s'intéresser au prix de revient d'une heure de production, qui fournit une indication claire de sous-activité ou de suractivité » Mais de multiples autres indicateurs sont envisageables. Ainsi, un chef d'entreprise désireux de suivre de près la productivité commerciale analysera le chiffre d'affaires réalisé par vendeur, le taux des visites qui aboutissent à un devis ou encore la proportion de devis qui se concrétisent par une vente...

Les critères spécifiques
Ils complètent les indicateurs fondamentaux et permettront de mesurer plus finement la bonne santé de l'entreprise en fonction de ses priorités commerciales.
On l'aura compris, tous les paramètres évoqués plus haut doivent être personnalisés, et dans leur mode de calcul et dans leur présentation, pour coller à l'activité de l'entreprise, bien résumer son état de santé et répondre aux besoins de suivi de son dirigeant. Il n'empêche : si vous vous en tenez là, il manquera à votre tableau de bord cette dose d'originalité indispensable pour que vous ayez envie de vous l'approprier.
Agrémentez-le donc d'un ou plusieurs indicateurs spécifiques. un dirigeant (exemple) souhaite développer l'activité à l'export, ainsi que la facturation de services (plus rentable que l'exploitation de licences de logiciels). A cet effet, il a introduit dans son tableau de bord un ratio « ventes de services / total des ventes »
et un indicateur « montant du chiffre d'affaires réalisé à l'étranger ».