Conseils
Dix conseils à suivre pour prévenir les impayés
Formation des commerciaux, relances préventives, enquêtes... Distinguez les bons et les mauvais payeurs, et surtout bétonnez vos conditions générales de vente
1. Assurez-vous de la solvabilité de votre futur client
Vérifiez que votre client aura les moyens de vous payer. Ce premier conseil semble évident mais il n'est pas toujours suivi, loin s'en faut.. (Technologies), c'est d'avoir de bons clients. Mais il est vrai que la plupart des clients sont des grands comptes. Nuance non négligeable, car le risque d'insolvabilité est moindre. Pour les petits comptes, PME ou PMI, une enquête sur leur santé financière s'impose :
Méfiez-vous des informations brutes et parfois gratuites que vous trouverez sur société.
2. Arrêtez de penser qu'il s'agit d'un sujet tabou : parlez-en
Les délais et moyens de paiement doivent pourtant se retrouver au cœur des discussions entre clients et fournisseurs, au même titre que le chiffre d'affaires ou la marge. Mais, chez la plupart des commerciaux, on sent une réelle angoisse à l'idée d'aborder le sujet
abordons très simplement la question. Dès lors que nous prenons un engagement sur une livraison, nous précisons que nos règlements sont à 60 jours fin de mois, Négociez les délais de paiement avec vos clients. Et n'oubliez pas que vous pouvez, en tant qu'entreprise, leur demander des acomptes. C'est une pratique très courante dans certains secteurs.
3. Formez vos commerciaux pour les sensibiliser au sujet
Vérifiez au moins que les commerciaux connaissent vos conditions générales de vente ainsi que les outils et délais de paiement pratiqués dans votre secteur d'activité.
Souvent trop pressés de signer le contrat, les commerciaux omettent de discuter des outils ou des délais de paiement. On constate une méconnaissance des aspects financiers de la négociation commerciale dans les forces de vente. Faites vous-même le test. Demandez à l'un de vos commerciaux la différence entre un billet à ordre et une traite non acceptée, ou combien de jours il accorde en moyenne à son client, quand il accepte un délai de paiement à 60 jours, Vérifiez au moins qu'ils connaissent vos conditions générales de vente ainsi que les outils et délais de paiement pratiqués dans votre secteur d'activité, Sondez leur aptitude à comprendre l'organisation comptable et financière des clients. Et donnez-leur une matrice de négociation sur laquelle ils pourront s'appuyer. Vous verrez : un commercial qui sait évoquer et aborder les aspects financiers de la relation commerciale véhicule une image de rigueur de son entreprise. Et limite les litiges postérieurs à l'acte de vente.
Faites une première relance cinq jours avant l'échéance, pour être sûr d'être payé à temps
N'attendez pas l'échéance pour relancer vos clients, le seul moyen de ne pas être en retard, c'est d'avoir cinq minutes d'avance. Appliquez cette règle à vos délais de paiement : faites une première relance cinq jours avant l'échéance, pour être sûr d'être payé à temps, Il faut distinguer les bons payeurs, les malins et les mauvais payeurs. Cela doit apparaître dans votre base de données clients. Déroulez un scénario pour chaque profil.
Mais, dans tous les cas, le téléphone est plus efficace qu'un simple courrier. Toutefois il est bon d'avoir une trace écrite de votre geste de relance, en cas de complication.
5. Veillez à conserver une preuve de l'exécution de votre prestation
Selon l'activité de l'entreprise, ce peut être par exemple un bon de commande, ou un bon de livraison de travaux Dans l'hypothèse où votre client aurait les moyens mais pas l'intention de vous payer, gardez toujours une preuve de l'exécution de votre prestation, Vous devez être en mesure de présenter un bon de commande daté et signé avec le cachet commercial de l'entreprise. Selon votre activité. Ce document est essentiel pour prouver que vous avez respecté, tant en nature qu'au niveau des délais, les termes du devis.
6. Choisissez un moyen de paiement sur lequel vous avez la main
Mieux vaut utiliser les effets de commerce à l'acceptation ou remis directement. Attention aux chèques , car ils sont à l'initiative du client. Aussi risquez-vous de perdre beaucoup de temps et d'énergie dans la course aux mauvais, mieux vaut utiliser les effets de commerce à l'acceptation ou remis directement , L'idéal reste le prélèvement automatique, réservé à des cas bien particuliers. Lorsque l'on est une PME, on doit se plier aux conditions des grands comptes en matière de paiement.
7. Bétonnez vos conditions générales de vente( CGV)
Ne laissez rien au hasard dans vos CGV. Si vous ne faites pas de contrat spécifique avec un client, elles vous serviront de référent en cas de problème, les CGV doivent être connues de votre client et approuvées quand il valide l'exécution de la prestation. Un conseil : faites-les figurer systématiquement au dos du bon de commande. Et indiquez au verso, à l'emplacement de la signature de votre client, une mention du type : "La signature du présent bon vaut pleine et entière acceptation des conditions de vente figurant au verso." Ainsi un client de mauvaise foi ne pourra pas prétexter ne pas les avoir vues parce qu'elles étaient inscrites au verso du document. Méfiez-vous aussi des bons de commande de vos clients car ils peuvent porter des conditions contraires à vos propres CGV. Regardez de près la façon dont ils sont libellés , Prévoyez une clause qui permettra de réduire les délais de paiement, en cas de détérioration de la situation financière de votre client. Et, surtout, assurez-vous que vos commerciaux connaissent vos CGV !
8. Faites des factures conformes à la législation
Pour éviter tout retard administratif lié à une contestation de votre client sur le texte de l'une de vos factures,
il faut désormais indiquer la date à laquelle le règlement doit intervenir. C'est-à-dire en précisant le jour, le mois et l'année, et non plus un délai. Autre élément clé de la facture : la mention du taux d'intérêt des pénalités de retard, exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture.
9. Définissez en interne les procédures de règlement
Demandez également à vos clients à qui vous devez adresser vos factures. Vous éviterez que celles-ci soient baladées d'un service à l'autre Votre système de facturation doit être bien verrouillé. Posez-vous les questions suivantes pour vous assurer que tout est bien rodé en interne : A qui mes clients doivent-ils adresser leurs règlements ? Sur quel compte se font les virements ? Qui centralise chez moi toutes ces procédures ? Ensuite, communiquez clairement toutes ces informations à chacun de vos clients. Une fois ces procédures bien clarifiées, renseignez-vous à présent sur le mode de fonctionnement de vos clients. Si vous avez plusieurs interlocuteurs ou si vous facturez diverses entités dans un même groupe, demandez à quelle filiale, service ou personne, vous devez adresser vos factures. Vous éviterez ainsi que celles-ci soient baladées pendant des semaines d'un service à l'autre.
10. Analysez vos relations financières avec vos clients
L'idéal est de s'adresser à un tiers extérieur, pour faire un état des lieux sur les dysfonctionnements dans le processus qui va de l'ouverture de compte à l'encaissement des factures.
Cela revient à faire un audit interne sur la chaîne client. L'inspection portera sur la qualité de la base de données clients et des outils de gestion informatique et commerciale, sur les échanges d'informations entre les services commerciaux et financiers, sur la tenue de la comptabilité, L'énergie des entreprises est mobilisée dans le curatif, Or, mieux vaut consacrer du temps au démarrage de la relation commerciale et s'assurer de la qualité de l'ouverture d'un compte, plutôt que de payer un service de recouvrement onéreux.