Intervenants

Tâches accomplies

Direction générale

• Prise des commandes de la maison mère ;
• Visa des récapitulatifs des commandes ;
• Suivi de l’évolution des états des clients ;
• Relance des créances de la maison mère ;
• Etat des suivis des sorties à ventes et des en cours des commandes ;
• Classement des récapitulatifs des commandes, factures, bons de commande ;
• Actualisation des budgets des ventes
• Planification des réunions discutant des délais clients et des affaires en cours.

Direction commerciale :

Missions et responsabilités :

- Animer l’équipe commerciale ;

- Elaboration des offres ;

- Négociations avec les clients ;

- Prises des commandes, - Mise au point des contrats.

TACHES

1- Intérieur de la société

2- Extérieur de la société

3- Occasionnelles

1- Intérieur de la Société :

DEVIS CODES A, B ET C

• Lecture du courrier ;
• Lecture ou passage en revue des journaux et autres supports
• sélection des consultations
• gestion des délais de réponse
• réponse
• demande de report ;
• Participation aux choix et orientations techniques pour les offres à établir ;
• Etablissement des synthèses des offres ;

COMMANDES

• Réception des commandes ;
• Vérification des commandes par rapport aux offres et négociations ;
• Etablissement des accusés de réception commande ;
• Etablissement des notes(ou réunion) d’ouverture en concertation avec les services achats  / fabrication / montage si nécessaire ;
• Demande des cautions pour les dossiers si contractuelles ;

COMMERCIAL

• Recherche moyen et support de communication ;
• Orientation de l’action commerciale ;
• Animation des réunions commerciales ;
• Appui des agents technico-commerciaux.

GESTION

• Suivi des commerciaux ;
• Suivi des offres ;
• Suivi des cautions provisoires et définitives ;
• Etablissement reporting mensuel(groupe) ;
• Etablissement des prévisions commerciales
• Participation à l’établissement des budgets (commande / sortie à vente, carnet de commande, travaux en cours).

2- Extérieur de la Société

• Démarche de visite clientèle avant commande ;
• Présentation offres et négociation des commandes ;
• Visite et suivi (côté commercial) pendant les réalisations ;
• Visite de courtoisie ;
• Réponses ou ‘’ synthèse de réponse’’ aux clients aux questions d’ordre technico-commercial.

3- TACHES OCCASIONNELLES

• Supervision salons et expositions ;
• Choix et négociations des parutions publicitaires et de communication ;
• Participation aux réunions groupe

Assistante commerciale :

Mission et responsabilités :

- Assurer le secrétariat commercial

- Etablissement reporting groupe

TACHES

1 – TRAITEMENT DES DOCUMENTS

2 – TACHES DE GESTION

3– TRANSCRIPTION

1 – TRAITEMENT DES DOCUMENTS

A - - Appel d’offres ;

- demande de prix (fax, Email, courrier, phone, visite clients);

- demande d’achat.

• Présentation au responsable commercial pour avis, si OK, il désigne le code produit ;
• Création d’une fiche de remise dossier au responsable commercial ou technique pour étude / visite / chiffrage et préparation des offres ;
• Remise fiche avec document client au dit responsable ;
• Mise en place d’une fiche de rappel dans les suspend (DC) à X.. avant la date de réponse du client ;
• Information saisie sur :
• suivi offres
• offre client
• fiche principales offres du mois (reporting mensuel) ;
• Fax client de remerciement et autres précisions si nécessaires.

B- Commandes :

(contrat, bon de commande, Email, fax commande)

• Enregistrement de la commande avec prise d’un numéro de série en attribuant le code produit ;
• Déclassement du dossier proposition correspondant, et ouverture dossier commande ;
• Information saisie sur :
• reporting suivi offre
• index enregistrement de commande
• mise à jour table du suivi affaire
• demande caution définitive si contractuelle ;
• Pour les marchés et contrats qui le prévoient : signature, paraphe par les responsables et Le D.G.
• timbre + cachet
• renvoi au client contre document de décharge ;
• Application de toute procédure découlant des clauses particulières du contrat.

C - Courrier général

• Réception courrier général ;
• Transmission des copies aux intéressés ;
• Repérage du dossier correspondant. ;
• Classement dans le dossier et dans les suspend pour réponse, pour le courrier qui le demande.

2– TACHES DE GESTION

• Création des dossiers ou encarts, offres par client et par n° ;
• Classement des documents entrant et sortant, des dossiers correspondants ;
• Déclassement des dossiers propositions vers les dossiers commande ;
• Archivage des dossiers sans suite ;
• information des reportings offres et commandes au fur et à mesure des émissions des offres et de la réception commandes ;
• Fermeture des dossiers commerciaux sans mouvement ou après réception définitive et remise aux archives ;
• Gestion des rendez-vous et visites clientèle du responsable commercial ;
• Suivi des programmes des commerciaux ;
• Gestion du parapheur et suspend quotidien et mensuel ;
• Tenue des registres commandes, numérotation fax, courrier sortant ;
• Préparation des réunions commerciales ;
• Tenue des fiches suivi affaires ;
• Tenue documentation groupe ;
• Gestion des certificats d’épreuve des chaudières (original client contre décharge, copies : état descriptif, dossier, ..)
• Suivi parution / publicité. 

Tâches occasionnelles

• participation aux préparations salons et expositions
• Préparation et participation aux assemblées (DL)
• Courriers divers pour la D.G.

3 – TRANSCRIPTION

• Documents hors société
• Devis
• Fax
• courrier de suivi
• courrier général ;
• Documents internes
• comptes rendu réunion
• comptes rendu ouverture affaires
• notes internes
• notes information.

Responsable du Service après vente

• Prospecte, entretient et traite les contrats de maintenance avec les clients ;
• Etablit les calendriers d’interventions dans le cadre des contrats d’entretien, mise en route, dépannage et travaux de chantiers ;
• Traitement des consultations relatives aux interventions de dépannage, réhabilitation des installations et pièces de rechange ;
• Chiffrage et négoce des offres : contrats, pièces de rechange, interventions de dépannage et d’installation ;
• Promotion des produits X en concertation avec le bureau d’étude ;
• Expertise et étude des installations ;
• Visa des devis, offres commerciales, bons de livraison et récapitulatifs de commandes ;
• Pré-facturations des ventes de produits et services du Code D 
• Visa des documents de Libération produit ;
• Visa des procès verbaux de réceptions provisoire et définitive ;
• Visa des rapports de visite ;

Assistante du responsable ..

• Pré facturation des ventes du Code D ;
• Rédaction des comptes rendus des réunions ;
• Relance des clients (dossiers et offres en instance).
• Classement et archivages des supports édités ;
• Tenu de registre numéroté des commandes reçues.

Direction administrative et financière

• Contrôle mensuel des comptes de comptabilité analytique de recette, dont principalement les ventes.
• Contrôle des factures de vente de leur édition jusqu’à leur recouvrement ;
• Contrôle et explication des soldes des comptes clients depuis leur enregistrement initiaux jusqu’au règlement ;
• Etablissement des factures des ventes A, B, C ;
• Visa des factures de vente A, B, C et D ;
• Suivi déclaration d’export à l’Office des changes ;
• Recouvrement clients ;
• Suivi des cautions bancaires et de la maison mère ;
• Suivi et contrôle des échéances comptables.

Service comptable

• Tenu du journal client;;
• Edition des états des dus et balance âgée ;
• Etablissement de la déclaration mensuelle de TVA ;
• Etablissement des fiches prix pour vente à l’export ;
• Suivi des attestations d’exonération client ;
• Déclaration du CA export à la direction des impôts ( remboursement de TVA) ;
• Classement factures, bons de livraison, récap ;
• Suivi analytique des affaires Code D : analyse des écarts ;

Assistante d...

• Etablissement des factures ... sur la base des récapitulatifs des commandes;
• Suivi de la numérotation des factures de vente ;
• L’envoi des factures aux clients ;
• Suivi des créances clients ;
• Relance clients (règlements et cautions) ;
• Classement chronologique des factures clients ..;
• Classement des factures Xpar dossier client.

caissier

• Etablissement d’un bon de caisse à chaque vente réglée en espèce ;
• Enregistrement des bons de caisses sur livre de caisse ;
• Classement chronologique des bons de caisse.